Vignerons passionnés en Valais, la Famille Rouvinez a construit un véritable écosystème d’entreprises viticoles réparties sur huit sites différents, réunissant plus de 160 collaborateur-trice-s, de la vigne jusqu’à la commercialisation auprès de la grande distribution, de l’Horeca et de la clientèle privée.
Challenges
Gérer une documentation dispersée entre classeurs papier, copies personnelles et versions multiples, sans référentiel commun.
Assurer un accès homogène aux mêmes documents pour des équipes réparties sur 8 sites différents.
Fiabiliser le suivi des tâches et des factures, jusque-là géré sur des tableaux Excel jugés trop lourds pour être réellement exploités.
Solution
Mise en place de M-Files, solution de gestion électronique des documents, proposée et intégrée par tebicom SA (pôle tebicom Solutions).
Déploiement structuré en trois volets : dématérialisation des factures, service qualité, puis plan de classement.
Démarche validée par un POC initial, suivie d’un accompagnement et de formations permettant une autonomie rapide des équipes
Résultats
Recherche de documents instantanée, par mots-clés, sans passer par un tiers ni perdre de temps.
Automatisation de la validation des factures sur l’ensemble des sociétés du groupe, avec un accès direct des auditeurs aux pièces comptables.
Suivi des tâches et des réclamations désormais visible et fiable, garantissant les mêmes documents et informations, quel que soit le site.